Competencias y obligaciones del administrador de fincas
Todos los vecinos de una comunidad deben saber cuáles son las competencias y obligaciones del administrador de fincas. Generalmente, se contrata este profesional para hacerse cargo y controlar los asuntos administrativos, económicos y de mantenimiento de la comunidad. Eso con la intención de que esta responsabilidad no recaiga sobre alguno de los vecinos. ¡Sigue leyendo para saber más!
¿Cuáles son las obligaciones del administrador de fincas?
En la Ley de Propiedad Horizontal el artículo 20 están contempladas algunas obligaciones legales del administrador de fincas. Que son:
Mantenimiento de las instalaciones
El administrador de fincas es el encargado de que la finca esté en buen estado. Para ello debe asegurarse del mantenimiento y de las reparaciones que sean necesarias en todas las zonas comunes, así como de los servicios.
En el caso de poder resolverlo por el mismo o de ser urgente, no requiere de ninguna aprobación de los vecinos.
Por otro lado, si no es de urgencia deberá notificar al Presidente de la junta o a los vecinos. Su responsabilidad implica contratar a alguien que lo pueda resolver, y solicitar presupuestos y someterlos a la revisión de la junta de vecinos.
Esta es una de las funciones principales del profesional de administración de fincas Guadalajara.
Elaborar un presupuesto
Entre las obligaciones y responsabilidades del administrador de fincas también está realizar un plan de gastos previsibles. Así como elaborar el presupuesto anual, y velar por su cumplimiento.
El presupuesto es una proyección de los pagos que deberán realizar y las cuotas que pagarán los propietarios. Y la aprobación le corresponde a la junta de propietarios.
Funciones contables
El administrador de fincas es el responsable de llevar las cuentas de la comunidad al día. Así como llevar la contabilidad de la finca y de reportar el estado de cuenta de la deuda de los propietarios.
Secretario y custodio
Además, puede actuar con el Secretario de la junta, escribiendo las actas de las juntas, emitiendo certificaciones y siendo custodio de los documentos no sensibles.
El administrador de fincas tiene bajo su custodia los documentos asociados con la comunidad, como contratos, facturas, recibos, etc. Esto por un período de 5 años.
Si la junta decide que debe cumplir con otras obligaciones y competencias estas deben quedar plasmadas en el contrato interno. Que tienen que firmar al iniciar sus funciones en el cargo.
¿Qué pasa si hay incumplimiento de las obligaciones del administrador de fincas?
Una comunidad no está en la obligación de mantener en su cargo a un administrador de fincas que incumple sus obligaciones. Lo mismo aplica si se comprueba que cometió delitos en contra de la comunidad o de los vecinos.
Sin importar las razones que se tengan para despedir al administrador de fincas, es necesario convocar una junta de vecinos y que la mayoría voten a favor de esta decisión.
Al momento de decidir el despido del administrador de fincas es importante revisar su contrato. Y así verificar el tiempo de duración del mismo y las condiciones de este.
La junta puede despedir al administrador, aun cuando no se cumplió el plazo del contrato y no cometió ninguna falta. Pero esta decisión debe tomarse de forma mayoritaria por la comunidad. Y, estarán obligados a pagar todas las mensualidades faltantes hasta la culminación del contrato.
En cambio, si comprueban que actuó de forma negligente, causando daños y perjuicios a la comunidad. La junta de propietarios no tendrá que pagar nada adicional al momento de terminar la relación de trabajo.
Si en su comunidad aún no contratan los servicios de un administrador de fincas o si tienen problemas con el gerente actual y desea contratar los servicios de otro administrador de fincas colegiado y profesional no dude en solicitar nuestra asesoría.
Delitos o acciones negligentes de un administrador de fincas
Un administrador de fincas puede llevar a cabo acciones de forma negligente. Esas llevarían a su despido. Entre las más comunes están:
- Corrupción: Utilizar los fondos pertenecientes a la comunidad para otros fines que no fueran los destinados y aprobados por la comunidad. Así como, cobro de comisiones a empresas o profesionales por asignación de contratos.
- Apropiación indebida: Aprovechar la posición en la que se encuentra, es decir, su responsabilidad de manejar cuentas bancarias, activos o bienes inmuebles, para tomar como su patrimonio, el dinero que los propietarios pagan, con la intención de lucrarse de ello o realizar operaciones con estos bienes que no tengan justificación.
- Falsificar documentos: Es probable que si el administrador de fincas quiere malversar o apropiarse de los fondos de la comunidad, necesite falsificar actas, documentos, recibos que simulan los movimientos de dinero que está haciendo indebidamente.
- Intrusismo: Cometer el delito de intrusismo es realizar las funciones de administrador de fincas sin tener un título universitario o sin estar autorizado para realizar esta profesión. De acuerdo a las leyes el administrador de fincas debe tener una titulación y estar obligatoriamente inscrito en el colegio profesional. Si no se cumple con estos requisitos, esto puede provocar acciones penales o civiles en su contra.
- Cometer imprudencia profesional: Puede darse el caso que por acciones cometidas por el administrador de finca, sean conscientemente o por omisión. Y que deriven en perjuicio (lesiones o muerte) de algún miembro de la comunidad. En este caso el administrador de fincas deberá responder legalmente, dependiente del grado o lo grave de las actuaciones.
- Divulgar información confidencial: El administrador de fincas suele tener acceso a mucha información privada de la comunidad de vecinos y de la junta, e información personal de las personas que habitan allí, que debe manejar de forma confidencial. Por lo tanto, divulgar detalles importantes o personales de alguno de los miembros de la comunidad o de los manejos de la junta, esto se convierte en un delito.
Para las comunidades que contratan a un administrador de fincas, es importante conocer cuáles son las competencias y obligaciones del administrador de fincas, de esta forma podrán mantener una relación laboral sana por el bien de todos los integrantes de la comunidad.
Jorge Hita
Arquitecto Técnico. Gestión y dirección de proyecto y obra.
