¿Cuándo es obligatorio tener administrador de fincas?

Una duda muy común que tiene muchos propietarios o inquilinos, que forman parte de una comunidad de vecinos, es si es necesario contratar a un encargado de los asuntos financieros, contables y operativos de la finca. Pensando en esto, respondemos la pregunta ¿cuándo es obligatorio tener administrador de fincas, para aclarar este punto? ¡Sigue leyendo!

¿Cuándo es obligatorio tener administrador de fincas?

No existe en la Ley sobre Propiedad Horizontal ningún artículo que considere indispensable que en una comunidad de vecinos se deba contratar un administrador de fincas profesional y colegiado. Por lo cual, no hay una obligatoriedad legal como tal para contratar uno.

Sin embargo, según el artículo 13.6 de la ley, sí debe haber alguna persona que haga el trabajo de administrador o secretario-administrador. Que se encargue de los asuntos que tengan que ver con la comunidad.  Y esto puede ser ejercido por cualquiera de los propietarios de la comunidad, por profesionales reconocidos, corporaciones u otras personas jurídicas.

Aunque como hemos dicho, no se trata de una condición obligatoria, sí resulta muy recomendable; puesto que las funciones de un administrador de fincas pueden ser demandantes y complejas para un propietario. Resulta más efectivo que las realice una persona con conocimientos y experiencia.

Además, un administrador de fincas es una figura imparcial que puede aportar equilibrio en la comunidad de vecinos.

¿Es necesario un administrador de fincas?

Como mencionamos antes, no es obligatorio tener administrador de fincas. Pero sí podemos decir que es recomendable.

Para el Presidente de la Junta o para cualquiera de los propietarios, cumplir con las funciones del cargo de administrador es una tarea que requiere dedicación, tiempo y esfuerzo.

Cuando son los propios vecinos los que se hacen cargo, y no un administrador de fincas, es muy probable que ellos no le dediquen el tiempo que se requiere para hacer una gestión de calidad. Por otra parte, en muchos casos no cuentan con los conocimientos necesarios para manejar correctamente todos los asuntos que implica la administración de una finca.

Por lo anterior, es que en muchos condominios consideran necesario un administrador de fincas.

¿Es legal un edificio sin Administrador de Fincas?

Como ya sabes, no existe nada que obligue a las comunidades de vecinos a contratar un administrador de fincas. Por lo cual, no hay nada de ilegal en que en el edificio no haya un administrador de fincas, y que sea uno de los vecinos o el Presidente de la Junta quien se encargue de estas funciones.

Requisitos y titulación que debe tener un administrador de fincas

Si decides contratar un administrador de fincas, debes saber que debe cumplir con alguna de estas opciones para poder ejercer:

• Cursar y aprobar la titulación universitaria específica, Grado en Administración de Fincas.
• Tener un título de educación superior en especialidades como, Derecho, Economía, Ciencias Políticas, Administración, Dirección de empresas, o profesiones relacionadas. Que debe complementar con una formación extra específica en administración de fincas.
• Cumplir con el Plan de estudios de la Escuela Oficial de Administradores de Fincas, que tiene una duración de tres años, y que en España se puede cursar en diversas universidades.

Los requisitos del cargo pueden variar de acuerdo a quien realice el contrato, pero de manera general podemos mencionar algunos:

• Tener la titulación universitaria o formación que lo acredite como Administrador de Finca.
• Estar inscrito en el colegio de Administradores de Fincas de la provincia donde se ejercerá la profesión.
• Ser mayor de edad y no tener antecedentes penales, o inhabilitaciones que impidan ejercer sus funciones como administrador de fincas.
• No tener conflicto de intereses en la comunidad que le corresponda administrar.

Funciones del administrador de fincas

Se trata de un profesional capacitado con conocimientos contables, financieros, jurídicos y técnicos, que le permiten cumplir con todas sus funciones. La información contable y financiera le permite manejar los ingresos y gastos de manera eficiente. Además, tiene conocimientos jurídicos que le permiten resolver conflictos o enfrentarse a situaciones legales.

Si bien sabemos que la decisión de contratar un administrador de fincas depende de cada comunidad, la realidad es que este profesional tiene muchas funciones y obligaciones que cumplir cuando trabaja en una finca. Tales como:

Gestión administrativa

• Convocatoria de juntas. Entre las obligaciones que tiene el administrador de fincas está cumplir con las funciones de un secretario. Entre esas tareas está la de redactar y enviar las convocatorias para las reuniones y las juntas de vecinos.
• Actas de las juntas. Son su responsabilidad la elaboración de circulares, notificaciones, cartas y solicitudes que se requieran para realizar trámites.
• Gestión de la documentación. Un administrador de fincas profesional debe custodiar la información contable plasmada en libros y actas, y todo documento relacionado con la gestión que realiza dentro de la comunidad.

Gestión económica

• Cobro de cuotas. Como gerente de la finca se hace cargo de que los vecinos cumplan con el pago de las cuotas mensuales correspondientes, para garantizar el buen funcionamiento de la finca y que se pueda cumplir con lo presupuestado.
• Pago de proveedores.  Es el responsable de pagar a los proveedores que prestan servicio a la comunidad.
• Presupuestos y cuentas anuales. Una de las funciones más importantes de un administrador de fincas es hacer un presupuesto anual en el que puedan proyectar los ingresos y egresos. Un profesional calificado puede buscar diferentes presupuestos, optar por la mejor propuesta y así garantizar el ahorro. Esto permite controlar los gastos de mejor manera.

Gestión legal

• Tramitación de licencias. Puede prestar servicios de asesoría legal en caso de solicitudes de licencias o permisos.
• Reclamaciones judiciales. El administrador de fincas es capaz de aportar soluciones en caso de que haya vecinos morosos, y también puede tomar las acciones legales que corresponda.
• Asesoramiento legal. Este profesional puede ofrecer asesorías en el caso de que la comunidad de vecinos lo requiera. Gracias a los conocimientos que posee sobre las leyes relacionadas con las comunidades de vecinos, como la Ley de Propiedad Horizontal, de los estatutos y normas internas.

Gestión técnica

• Mantenimiento del edificio. Un administrador de fincas tiene la capacidad y los conocimientos técnicos para velar por el mantenimiento y buen funcionamiento de las instalaciones de la finca.
• Reparaciones. Entre sus funciones debe estar pendiente de que todo funcione correctamente y en caso de reparaciones debe coordinar que se realicen.
• Contratos de servicios. Es su responsabilidad contratar los servicios que sean necesarios para garantizar el correcto funcionamiento de la comunidad.

Ventajas de contratar un administrador de fincas

Contratar a un administrador de fincas puede parecer un gasto adicional en la cuota mensual, que podría ahorrarse. Pero, si lo piensas mejor y analizas los beneficios, es posible que cambies de opinión.

Veamos algunas ventajas que tienen las comunidades al contratarlo:

1. Ahorro de tiempo y esfuerzo. Al no requerir que sea uno de los vecinos quien se encargue de las labores y gestiones que requiere la comunidad para su correcto funcionamiento.
2. Garantiza un mejor funcionamiento de la finca. Puesto que cuenta con conocimientos y experiencia en este tipo de tareas.
3. Mediación imparcial. Un administrador de fincas puede convertirse, en el caso de conflictos entre vecinos, en un mediador, no tomará parte ni dará ventaja a un vecino sobre otro, puede encontrar una solución pacífica que sea en beneficio de ambos bandos, pero también de la comunidad. Hará esfuerzos para proteger los intereses generales de la comunidad
4. Provee un ambiente de seguridad y tranquilidad en la comunidad. Esto gracias a su capacidad para realizar gestiones, para manejar conflictos y velar por el cumplimiento de las normas.
5. Mantiene actualizado los asuntos legales y administrativos que atañen a la comunidad.
6. Cuentas más claras. Tener un administrador permite ahorrar costes, con una gestión eficiente de los gastos y negociar mejores precios con los proveedores de insumos y mano de obra. Además, se hace cargo de las cuentas y las finanzas, siendo un profesional, para muchos, puede resultar más confiable y transparente que si lo realiza unos de los propios vecinos. Sobre todo en comunidades donde la convivencia entre sus habitantes no es la mejor.
7. Tener un buen administrador de fincas, que cumpla de forma eficiente con sus funciones, y realice una gestión efectiva en la comunidad, puede llegar a aumentar el valor de los inmuebles de la comunidad.

Conclusión

Ahora que ya sabes la respuesta a cuándo es obligatorio tener administrador de fincas, tienes toda la información que necesitas sobre el manejo en tu comunidad de los asuntos relacionados con la gestión administrativa, contable y jurídica.

Si requieres de asesorías o necesitas contratar a un administrador de fincas puedes contactarnos.

Jorge Hita

Arquitecto Técnico. Gestión y dirección de proyecto y obra.